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DAY 26
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IT管理

善用 Microsoft 365 提升你的生產力!系列 第 26

【DAY 26】軟體拖垮效率?你有想過你需要打開多少應用程式才能完成工作嗎?

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哈囉大家好~~

昨天的 Microsoft 365介紹方案告一段落,不知道大家對於Microsoft 365有什麼想法呢?今天想跟大家聊聊一站式軟體服務的好處,不知道你有沒有思考過一件事,從一開始打開電腦工作開始,你一天需要打開多少系統呢?

舉例來說,一位業務助理,他的一天可能是…(可略過以下情境直接進入正題)

  • 打開出勤系統打卡
  • 打開 email確認今天的行程,並同步檢視同組同事是否有人請假
  • 如果要安排某位業務的差旅,要到出勤確認業務的時間
  • 打開差旅系統預先送出差旅安排申請
  • 為了進行差旅報支,email請業務提供上次出差單並列印出來,接著拿著業務上次出差的發票,打開報帳系統開始報帳,完成後再列印出來貼上單據送到財務部
  • 為了Follow up 客戶訂單資訊,打開 CRM 更新資料,回到訂單系統跑訂單,也可能需要更新小組內的訂單控管 excel,接著在透過簽核系統送訂單給主管簽核,拿到核准的訂單在透過電子郵件寄出給客戶
  • 助理還要幫忙製作年節賀卡,使用 word 擬好草稿後給主管審核
  • 這個時候 HR 來催促助理到學習系統完成新人線上訓練
  • 助理發現,為了追蹤訂單如期出貨,他需要進入專案管理系統,但是他沒有權限,於是填寫了權限申請單
  • 助理又發現,有一分貨品需要寄送,於是他打開出貨系統開始填寫出貨申請
  • 助理還有一項重要的工作,他需要幫主管分析每週、每月、每季的的業績情況,他需要進入訂單系統把過去資料下載下來,用excel 再次整理,才能進行分析,製作成主管想要的報表及分析圖,並整理成 PPT

到這邊你有算過這位助理在多少系統間打轉嗎?

也許不是所有組織的系統或作業流程都這麼複雜,不過根據哈佛商業評論的文章,有一項針對五百多名內部的銷售專業人士的調查,發現他們必須同時打開多達八個螢幕或視窗,才能有效進行工作。此外,使用不方便的軟體工作,甚至被認為比夫妻吵架、排隊、打掃浴室還煩人。

而大多數中小型企業使用老舊的軟體來營運。它們的系統不再適用於 Whork any where 的工作環境。

也因為系統比較老舊,無法好好整合,導致員工必須額外加工,還要花很長的時間,這也拖慢工作效率與進度,光是在不同系統間切換,就讓人心力憔悴,萬一有新員工,往往也要花很多時間熟悉系統。

數位化轉型,不是只要採購下一個新奇的軟體產品就可以做到

我們需要從組織需求出發,全面考量組織流程以及各項軟體系統整合,並進行深入且全面的計畫。

文章中也提到,正如Zoho產品宣揚人員拉朱.維吉斯納(Raju Vegesna)說的:「企業已經厭倦將各種應用程式(app)拼湊在一起,希望它們可以一起運作。」這就是軟體平台變得如此重要的原因。

我們需要留心的,很多軟體與流程設計,不應該只考量開發者或維護人員的便利,而是真正從需求出發,盡量整合不同軟體間資訊與簡化流程,提升使用體驗,才能讓組織效率提升。

而 Microsoft 365 有微軟自家強大系統與服務支援,除了不同方案的選擇外,微軟也有 Dynamics 365智慧商務應用程式、Azure 實踐雲端機,透過微軟生態系的應用,進一步整合系統,讓你實現完整的數位化轉型,無痛上雲 。

舉例來說,你可以透過一個 Microsoft 365 的帳號使用電子郵件,利用 Form 收集意見或製作回報表單,透過 SharePoint 進行檔案管理或製作入口網站,Planner 進行傳案管理,Teams 除了聯絡小組,還可以設計成各專案小組的資訊匯集入口,節省資訊找碴的應用程式切換,Power Automate 幫你自動化流程,減少 Daily Business 的作業時間等等,透過 Microsoft 365 其實就可以節省很多資訊整合事情,當然 Dynamics 365 智慧商務應用程式可以做的事情就更廣。

明天我們就來簡單說明 Dynamics 365 ~

溫秘書下班囉~


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